|
Silja Oy Ab tahtoi kehittää käyttöpuolen hankintajärjestelmiään sekä maatoiminnoissaan että kuudella matkustaja-aluksellaan. Devcons lähti mukaan luomaan hankintatoiminnoille yhtenäistä järjestelmää, ja projektin tulokset näkyivätkin selkiytyneenä hankintastrategiana ja kustannussäästöinä.
Itämeren johtava kuljettaja
Toiminimellä Silja Oy Ab toimivan yrityksen tunnetuin osa on Silja Line -nimellä tapahtuva matkustaja- ja lastiliikenne. Silja Oy Ab on Itämeren johtava matkustaja- ja rahtiliikenteen palveluyritys, joka operoi kahtatoista alusta. Siljalla on toimipisteitä Suomen lisäksi Ruotsissa, Virossa ja Saksassa. Silja on suurten lukujen yritys - esimerkiksi vuonna 2004 Silja kuljetti yhteensä 5,1 miljoonaa matkustajaa.
Haasteena käyttöpuolen hankinnan kustannukset
Siljan kaltaiselle yritykselle hankinnan kustannukset ovat todellinen haaste: hankinnoista vastaavia tahoja on useita ja toiminnot ovat jakautuneet useille aluksille. Siksi hankintatoimintoja päätettiin lähteä kehittämään ja yhtenäistämään yhteistyössä Devconsin kanssa.
Projektille asetettiin alusta alkaen selkeä tavoite: hankintamenoja oli saatava pienemmiksi. Kustannussäästöille määriteltiin myös tarkat numeeriset mittarit. Tavoitteeksi asetettiin myös analyysi mahdollisesta aiemmin huomaamattomasta säästöpotentiaalista ja -kohteista. Lisäksi oli tarpeellista luoda yhtenäinen hankintastrategia ja kehittää koko hankintatoimintaa.
Tavoitteista toimenpiteisiin
Kehitysprojektin aikana Siljan käyttöpuolen hankintatoiminta analysoitiin ja dokumentoitiin huolellisesti. Hankinta oli jakautunut erillisille aluksille, jotka suosivat usein omia tavarantoimittajiaan. Lisäksi hankintarutiinit olivat komplisoituja ja monivaiheisia hyväksymisprosesseineen.
Analyysin pohjalta työstettiin uusi hankintastrategia, jonka toteuttamiseksi suunniteltiin erillisiä kehityshankkeita. Projektin kuluessa Siljalla otettiin käyttöön keskitetty käyttöpuolen hankinnan sopimusjärjestelmä ja virtaviivaistetut hankintarutiinit. Samassa yhteydessä tapahtui myös uuden ATK-järjestelmän sisäänajovaihe.
Tuloksena keskitetty käyttöpuolen hankintastrategia - ja säästöjä
Kehitysprojektin konkreettinen tulos on uusi hankintastrategia. Hankintaorganisaatio keskitettiin maihin: kaikkia hankintoja koordinoidaan nyt yhdestä paikasta. Myös hankintasopimukset solmitaan nyt keskitetysti maatoimipisteestä. Samalla alusten välistä yhteistyötä hankinnoissa saatiin parannettua olennaisesti.
Ostosopimuksia tarkasteltaessa tavarantoimittajia vähennettiin huomattavasti. Kustannussäästöjen avulla hintoja on pystytty järkeistämään. Atk-järjestelmä on nyt päivitetty vaatimuksia vastaavaksi - satelliittiyhteys mahdollistaa suorat yhteydet alukselta alukselle ja aluksilta maihin. Samalla avattiin suora yhteys tavarantoimittajiin. Kokonaisuudessaan uusi ATK-järjestelmä yksinkertaistaa ja virtaviivaistaa päivittäisiä rutiineja merellä.
Sokerina pohjana on onnistuminen mittareista olennaisimmalla: projektin kuluessa tehdyissä hankintasopimuksissa saavutetut säästöt olivat alkuperäisellä tavoitetasolla.
|
